次世代電子ファイリングSEPIA
溜まった書類、日々の文書など、アナログ情報の文書管理に！
書庫を覗くと、そこには長年溜まった帳票、マイクロフィルム、カードが山積みになっていませんか?
◆さまざまなスキャナと連携可能
◆大量の文書管理をコンパクトなシステムで実現
◆WEBシステム。一般的なブラウザで直感的な操作
◆個々のユーザーのスキルに依存せず、ファイリングをシステムが自動化
◆情報の紛失、改ざん、情報漏洩の防止
新しい情報管理モデルだから実現できました。
◆イメージファイルをネットワーク越に収集・圧縮・暗号化して、CD(*1)を作成
◆利用時には、そのCDをPCに装填するだけ。ネットワーク全体がデータベースに
◆OCR機能を内蔵し、全文検索可能
(*1)：CD、DVD、HDD等、さまざまなメディアを利用可能
こんな悩みはありませんか？
◆紙帳票やマイクロフィルム、カード類等、書庫スペースは満杯 → 某自治体では保管費用は年間130万円
◆ファイリング帳票は、個人情報を含むのでリサイクルできない
◆廃棄コストも膨らむ
◆マイクロフィルム等、データの劣化、時代遅れの恐怖
何とかならないものでしょうか？
SEPIAを導入したら、こんなに便利に。
原課では…
■ネットワーク越しにファイリングが可能
■各種イメージファイルの電子ライブラリが簡単に作成可能 → GIF・TIFF・PNG・JPEG・PDF等
■イメージデータは全て暗号化され、外部漏洩や改竄を防止
■情報管理の共通フレームワークを実現。情報の損失がない
■利用したいCDをセットすれば、離れた部署からでもOK(*1)
■自然語検索機能で分散するCDから必要情報にスピードアクセス
■OCR機能で、検索情報を抽出
(*1)SEPIAサーバがネットワーク内のＣＤを動的に管理。だから、SEPIAサーバへアクセスするだけ。
情報管理部門では…
■簡単操作で、ネットワーク越しにスキャンイメージを収集しCD作成 → フローチャートでご説明します
■人件費が大幅に削減
■ノートPCをサーバーにできるので 突然の災害時にも対応が可能
■サーバーがデータを蓄積しないのでメンテナンスが不要
■データ保全が必要ないので手離れが良い
高度なセキュリティ
■CDが紛失・仮に盗難にあっても高度な暗号化で万全なセキュリティ
■管理者も暗号キーにアクセスできない。自動化による隠蔽
■アクセス履歴管理が厳重で、いつ誰がアクセスしたかを見逃さない
直感的な操作
・ファイルをクリックすると、圧縮の解凍と暗号を解除し、画像はPDFに自動変換します。拡大縮小も思いのまま。
自然語検索
・AND検索、語句検索ができます。
語句検索とは、実存する語句から検索を進めていける機能です。
・OCR機能も内蔵し、全文検索できます。
メモ・メモ検索
・ファイルやフォルダにメモを記入でき、他のユーザとメモを共有できます。
・メモを検索し、CDが装填中ならばダイレクトにジャンプできます。
目録検索
・探しているものがどのCDにあるかを検索できます。
・CDが装填中ならば、ダイレクトにジャンプできます。
スケジュール機能
以下のようにスケジュールができ、運用の自動化が図れます。
・18:00にアーカイブ作成する。（時刻指定）
・毎週土曜日の21:00にアーカイブ作成する。（次の日・時刻指定）
・今度の20日の20:00にアーカイブ作成する。（曜日・時刻指定）
・これらの組み合わせも可能です。
システム構成
・ネットワーク内のCDをSEPIAサーバが動的に管理。
・ネットワーク全体がデータベースになり、CDの所在を知らなくても、スピーディーに情報にアクセスできます。
